企业在招聘人员时及员工入职后往往需要了解员工的一些个人信息，如教育背景、工作经历、竞业限制情况、家庭状况等，其中员工是否受过刑事处罚、是否有犯罪记录一直是众多企业非常关注的问题。虽然根据刑法相关规定，依法受过刑事处罚的人在就业时应当如实向有关单位报告，但是不难看出该规定强调的是员工的如实披露义务，而非赋予企业了解员工犯罪记录的权利。因此，企业想了解员工是否受过刑事处罚，往往需要员工的配合。
公安部于2021年12月3日发布了《公安机关办理犯罪记录查询工作规定》（下称“《查询规定》”），此规定于2021年12月31日起施行。根据规定，符合条件的企业可以申请查询拟招录人员或在职员工的犯罪记录。但是，这是否就意味着企业现在可以随意进行查询了呢？答案是否定的。关于新规，对有查询需求的企业来说下面这些事应该要了解。
一、 什么是犯罪记录？
根据《关于建立犯罪人员犯罪记录制度的意见》，“犯罪记录是国家专门机关对犯罪人员情况的客观记载”，在《查询规定》中相关表述也基本相同。那么犯罪记录具体包括哪些？
- 个人基本情况；
- 检察机关、审判机关的名称；
- 判决确定日期、判决书编号；
- 所涉罪名、所判处刑罚；
- 刑罚执行情况等。
在上述内容中，企业特别关心的往往是与员工（及拟招聘人员）工作内容、工作性质、执业资质等方面相关的内容，如员工曾受过何种刑事处罚，是否曾涉及金融犯罪或职务犯罪，是否存在不具备执业资格的情形等。
二、 哪些企业可以申请查询？
根据《查询规定》，企业申请查询犯罪记录“应当符合法律、行政法规关于从业禁止的规定”。上述规定起到的是类似于前置条款的作用，因此并不是任何企业在任何情况下都可以申请查询，而是需要以法律和行政法规对部分职业的从业禁止规定为依据。那么这类依据有哪些呢？
- 曾受刑事处罚而在一定年限内不得从事的职业：包括但不限于注册会计师、执业医师、证券业从业人员等；
- 曾受刑事处罚而终身不得从事的职业：包括但不限于公务员、法官、检察官、注册建造师、人民银行行员等；
- 曾犯特定类型犯罪而在一定年限内不得从事的职业：包括但不限于保险代理人、公司董事、监事、高级管理人员等（特定类型犯罪通常涉及贪污罪、职务侵占罪、非国家工作人员受贿罪等）；
- 曾犯特定类型犯罪而终身不得从事的职业：包括但不限于商业银行董事及高级管理人员、律师、娱乐场所从业者等。
由此可见，《查询规定》对于可以申请查询员工犯罪记录企业的限定范围较窄，建议企业提前关注本企业类型和员工岗位是否符合可以申请查询的条件。
三、 企业应如何申请查询？
根据规定，企业应向其住所地也就是主要办事机构所在地的派出所申请查询。若查询对象为外籍员工，则应向住所地县级以上公安出入境管理部门申请查询。申请查询犯罪记录的企业，应当提前准备好以下材料：
- 单位介绍信；
- 经办人有效身份证明；
- 加盖单位公章的查询申请表（写清申请查询依据的具体法条）；
- 能够证明被查询对象是单位在职或拟招聘人员的有关材料。
适用于不同情形的查询申请表模板（包括申请复查等）均可在《查询规定》的附件中参考及下载。同时，建议企业在申请前提前咨询当地派出所是否有其他需要补充提供的材料。
四、 企业申请查询应防范哪些法律风险？
根据规定，违规查询犯罪记录的单位和个人，将依法被给予处罚或追究相应责任；构成犯罪的，将依法被追究刑事责任。例如编造事实、提供虚假证明材料、伪造查询结果等行为，都属于违规查询行为。此外，若企业查询到员工犯罪记录后没有进行保密或者用于招聘及员工管理之外的其他用途，也可能面临治安管理处罚甚至刑事处罚。
五、 企业对员工确有犯罪记录的情形应如何处置？
对尚未签订劳动合同的拟招聘人员，企业可以根据相关法律及行政法规并结合自身考量作出是否录用的决定。
对已经进入本企业工作的正式员工，若员工被依法追究刑事责任的情形发生在履行劳动合同期间，则企业可以考虑依法解除劳动合同；若员工被依法追究刑事责任的情形发生在签订劳动合同前，那么企业需要考虑是否在劳动合同、规章制度、员工手册等文件的设计中约定或规定了“员工入职时需如实陈述相关情况，否则将承担虚假陈述的相应后果”等类似条款。若目前企业确无相关规定或约定，仅以员工曾受刑事处罚为由对员工进行解除，那么未来涉诉时可能会面临被要求继续履行劳动合同或承担违法解除责任的法律风险。
六、 企业查询犯罪记录是否涉及个人信息保护相关问题？
根据2021年11月开始施行的《中华人民共和国个人信息保护法》，处理个人信息应当遵循合法、正当、必要和诚信原则，并且应限于实现处理目的的最小范围。员工的个人犯罪记录属于员工个人信息，企业在处理查询到的员工犯罪记录时应遵循上述原则。因此从合规角度出发，建议企业在申请查询与处理员工或拟聘用人员的犯罪记录时，首先应确定该岗位存在法律或行政法规所规定的从业禁止情形，然后再以招聘或员工管理等正当理由在必要的最小范围内进行。
七、 结语
近年来如《查询规定》和《个人信息保护法》等多项法律法规都陆续为劳动用工合规提供了新的法律依据，同时也为企业带来了新的合规要求。我们建议企业在招聘员工时即明确在入职时对自身情况进行虚假陈述可能需要承担的相应责任，同时对查询拟招聘人员或正式员工的犯罪记录持谨慎态度，提前分析可能面临的法律风险，把握好企业利益与员工个人权利之间的平衡，并在必要时向专业律师团队寻求帮助。